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Quien cierra hoy el presupuesto de 2027 necesita tres respuestas: cuánto cuesta mantener la empresa en marcha, qué gastos ya impone el calendario y qué parte puede contratarse como servicio IT gestionado, a un precio mensual conocido. Esta guía organiza esas respuestas en seis partidas, tres plazos y una regla de decisión.
El punto de partida habitual es débil: una única línea llamada «informática», copiada del año anterior con un 5% más. Basta con que un servidor se averíe en marzo o que una licencia cambie de precio para que esa línea deje de servir.
¿Qué gastos ya están marcados en el calendario?
Antes de hablar de importes, conviene saber qué va a obligar a gastar, lo quiera la empresa o no.
| Plazo | Fecha | Efecto en el presupuesto |
|---|---|---|
| Windows 10 | Soporte finalizado en octubre de 2025 | Los puestos aún por migrar entran como sustitución en la partida de equipos. Consulte el plan para los puestos con Windows 10. |
| Windows Server 2016 | Enero de 2027 | Sustituir, virtualizar o migrar a lo largo del año. Consulte las opciones para servidores y virtualización. |
| NIS2 | Ya en vigor | Las entidades sujetas, y muchos de sus proveedores, deben demostrar las medidas en 2027. Compruebe si NIS2 se aplica a su empresa. |
Estos tres puntos explican buena parte de las sorpresas de 2027. Quien los presupuesta ahora compra con plazo. Quien los ignora compra con urgencia, y paga más.
¿Cómo dividir el gasto para poder decidir?
La línea única debe dar paso a seis partidas. Repartir los importes de 2026 entre ellas lleva media jornada y es lo que permite comparar, recortar y negociar.
- Gestión y soporte Equipo propio, partner externo o una combinación de ambos; helpdesk, monitorización y mantenimiento.
- Licencias y suscripciones Microsoft 365, software de gestión, antivirus, copias de seguridad y herramientas cobradas por usuario. Es la partida que más crece sin que nadie lo note.
- Equipos de las personas Portátiles, puestos, monitores y móviles, planificados por ciclo de renovación y no al ritmo de las averías.
- Infraestructura Servidores, almacenamiento, red, Wi-Fi, firewall y SAI. Importes altos, ciclos largos, decisiones tomadas con un año de antelación.
- Seguridad y continuidad Protección de los puestos, firewall gestionado, copias fuera de las instalaciones y plan de recuperación. NIS2 y las aseguradoras ya lo exigen.
- Comunicaciones Acceso a internet (preferiblemente con dos conexiones), telefonía y conexiones entre oficinas.
¿Qué debe ser cuota mensual y qué debe ser inversión?
Hay gasto que se compra una vez —equipos y proyectos— y gasto que se paga cada mes —soporte, licencias, seguridad y comunicaciones—. Mezclar ambos es el origen de la mayoría de las desviaciones.
El caso típico es el soporte pagado por horas, solo cuando algo se avería. El importe anual se vuelve imposible de prever y se instala la costumbre de aplazar la llamada mientras el problema «va tirando». Un contrato de servicios gestionados con cuota fija y SLA escrito cambia el incentivo: la empresa sabe en enero cuánto va a pagar y el partner gana previniendo, no reparando.
Los formatos se comparan en IT Unlimited frente a cuota, bolsa de horas y outsourcing, y los precios de mercado en precio del soporte de IT para empresas. En DataRoad, los planes IT Unlimited parten de 395 € (Essential), 750 € (Premium) y 1.200 € (Premium 365) al mes + IVA.
¿Dónde está el dinero que se puede recuperar?
- Licencias huérfanas o sobredimensionadas Cuentas de antiguos empleados y planes de Microsoft 365 por encima del uso real. En empresas de 50 puestos aparecen con frecuencia entre un 10 y un 15% de licencias de más.
- Herramientas duplicadas Dos antivirus, dos plataformas de reuniones, tres servicios de almacenamiento.
- Reparaciones sin retorno En un portátil de 7 años, arreglarlo cuesta más que amortizar un equipo nuevo.
- Contratos de telecomunicaciones antiguos Velocidades y tarifas han evolucionado; pedir una revisión al operador suele dar resultado.
¿Qué líneas no pueden pasar a 2028?
Cuatro medidas paran la empresa, o la exponen a sanciones, cuando faltan. Ninguna es cara frente al perjuicio que evita.
- Copias de seguridad externas y probadas — la prioridad absoluta. Con copias verificadas, la empresa se recupera de casi cualquier incidente.
- MFA — autenticación multifactor en las cuentas que importan.
- Firewall gestionado activamente — instalado y olvidado no cuenta.
- Fin de los sistemas sin soporte — sustituir lo que ya no recibe correcciones.
Junto a estas cuatro, reserve un 10% del total para imprevistos: un equipo que falla antes del fin de su vida útil, un cambio legal, contrataciones por encima de lo previsto. Si sobra, paga la siguiente renovación. Sin reserva, el dinero sale de otra partida, y casi siempre de la seguridad, porque es la carencia que menos se ve.
¿Cómo comparar propuestas de partners de IT?
Dos cuotas solo se comparan si cubren lo mismo. Envíe a todos los candidatos el mismo pliego: puestos y servidores que hay que soportar, qué está incluido (desplazamientos, horario ampliado, proyectos), tiempos de respuesta por prioridad en el contrato y condiciones de salida. Las cláusulas que conviene pedir están reunidas en qué debe figurar en un contrato de IT.
En las propuestas de DataRoad esto queda por escrito desde el principio: contrato anual con renovación automática, 60 días de preaviso y sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de la facturación debe gastar una pyme en IT?
Entre un 3% y un 6% es la referencia habitual para empresas de servicios de 10 a 100 puestos, contando personas, licencias y equipos. El valor varía según el sector y la dependencia de los sistemas; saber en qué partidas se gasta es más útil que el porcentaje.
¿Es mejor comprar o alquilar los ordenadores?
Comprar sale más barato al cabo de 4 o 5 años y da control total. El alquiler lo convierte todo en cuota mensual y facilita la renovación. En los puestos de trabajo, ambas opciones sirven; en los servidores, la primera pregunta es si la empresa todavía necesita uno.
¿Compensa tener un técnico interno?
Rara vez, por debajo de 100 puestos. Un técnico a tiempo completo crea un punto único de fallo en vacaciones o bajas; el modelo más común combina un partner externo con SLA y un responsable interno de la relación. La comparación está en equipo propio o partner de IT externo.
¿Cuándo hay que empezar el presupuesto de IT?
En septiembre y octubre, con el inventario al día. Renovar equipos y cambiar servidores exige plazos de entrega y ventanas de migración que solo se garantizan con meses de antelación.
Siguiente paso: su presupuesto de IT 2027 con cifras reales
DataRoad - IT Services and Consulting hace el levantamiento del parque y las licencias, señala todo lo que pierde soporte en 2027 y le entrega un plan con cuotas e inversiones en columnas separadas. Son 11 años de servicio, 232 clientes y la distinción Top 5% PME otorgada por scoring.pt.
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