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Wer heute das Budget für 2027 abschließt, braucht drei Antworten: was es kostet, das Unternehmen am Laufen zu halten, welche Ausgaben der Kalender bereits vorgibt und welcher Teil als Managed IT Service zu einem bekannten Monatspreis beauftragt werden kann. Dieser Leitfaden ordnet diese Antworten in sechs Posten, drei Fristen und eine Entscheidungsregel.
Der übliche Ausgangspunkt ist schwach: eine einzige Zeile namens „IT“, aus dem Vorjahr mit 5% Aufschlag übernommen. Es reicht, dass im März ein Server ausfällt oder sich der Preis einer Lizenz ändert, und diese Zeile taugt nichts mehr.
Welche Ausgaben stehen schon im Kalender?
Bevor über Beträge gesprochen wird, sollte klar sein, was Ausgaben erzwingen wird, ob das Unternehmen will oder nicht.
| Frist | Datum | Wirkung auf das Budget |
|---|---|---|
| Windows 10 | Support im Oktober 2025 beendet | Noch nicht migrierte Arbeitsplätze gehen als Ersatz in den Posten Ausstattung. Siehe den Plan für Arbeitsplätze mit Windows 10. |
| Windows Server 2016 | Januar 2027 | Im Lauf des Jahres ersetzen, virtualisieren oder migrieren. Siehe die Optionen für Server und Virtualisierung. |
| NIS2 | Bereits in Kraft | Betroffene Einrichtungen, und viele ihrer Lieferanten, müssen die Maßnahmen 2027 nachweisen. Prüfen, ob NIS2 für Ihr Unternehmen gilt. |
Diese drei Punkte erklären einen Großteil der Überraschungen 2027. Wer sie jetzt budgetiert, kauft mit Frist. Wer sie ignoriert, kauft unter Zeitdruck und zahlt mehr.
Wie teilt man die Ausgaben auf, um entscheiden zu können?
Die einzelne Zeile sollte sechs Posten weichen. Die Werte von 2026 darauf zu verteilen, dauert etwa einen halben Tag und macht Vergleichen, Kürzen und Verhandeln erst möglich.
- Verwaltung und Support Eigenes Team, externer Partner oder eine Kombination; Helpdesk, Monitoring und Wartung.
- Lizenzen und Abonnements Microsoft 365, Verwaltungssoftware, Virenschutz, Backup und pro Benutzer abgerechnete Werkzeuge. Der Posten, der am stärksten wächst, ohne dass es jemand merkt.
- Ausstattung der Mitarbeitenden Laptops, Arbeitsplätze, Monitore und Mobiltelefone, nach Erneuerungszyklus geplant und nicht im Takt der Defekte.
- Infrastruktur Server, Speicher, Netzwerk, WLAN, Firewall und USV. Hohe Beträge, lange Zyklen, Entscheidungen ein Jahr im Voraus.
- Sicherheit und Kontinuität Schutz der Arbeitsplätze, Managed Firewall, Backups außer Haus und Wiederherstellungsplan. NIS2 und Versicherer verlangen das bereits.
- Kommunikation Internetzugang (möglichst mit zwei Leitungen), Telefonie und Verbindungen zwischen Büros.
Was sollte Monatskosten sein, was Investition?
Manche Ausgaben kauft man einmal — Ausstattung und Projekte —, andere zahlt man jeden Monat — Support, Lizenzen, Sicherheit und Kommunikation. Beides zu vermischen, ist die Ursache der meisten Abweichungen.
Der typische Fall ist stundenweise bezahlter Support, nur wenn etwas kaputtgeht. Der Jahresbetrag wird unvorhersehbar, und es setzt sich die Gewohnheit durch, den Anruf aufzuschieben, solange das Problem „noch geht“. Ein Managed-Services-Vertrag mit fester Monatspauschale und schriftlichem SLA ändert den Anreiz: Das Unternehmen weiß im Januar, was es zahlen wird, und der Partner verdient an Prävention, nicht an Reparatur.
Die Formate stehen nebeneinander unter IT Unlimited im Vergleich zu Pauschale, Stundenkontingent und Outsourcing, die Marktpreise unter Preis für IT-Support für Unternehmen. Bei DataRoad beginnen die IT-Unlimited-Pläne bei 395 € (Essential), 750 € (Premium) und 1.200 € (Premium 365) pro Monat zzgl. MwSt.
Wo liegt das Geld, das sich zurückholen lässt?
- Verwaiste oder überdimensionierte Lizenzen Konten ehemaliger Mitarbeitender und Microsoft-365-Pläne über dem tatsächlichen Bedarf. In Unternehmen mit 50 Arbeitsplätzen finden sich häufig 10 bis 15% überzählige Lizenzen.
- Doppelte Werkzeuge Zwei Virenschutzprogramme, zwei Meeting-Plattformen, drei Speicherdienste.
- Reparaturen ohne Gegenwert Bei einem 7 Jahre alten Laptop kostet die Reparatur mehr als die Abschreibung eines neuen Geräts.
- Alte Telekommunikationsverträge Bandbreiten und Tarife haben sich verändert; eine Überprüfung beim Anbieter anzufragen, lohnt sich meist.
Welche Posten dürfen nicht auf 2028 verschoben werden?
Vier Maßnahmen bringen das Unternehmen zum Stillstand oder setzen es Bußgeldern aus, wenn sie fehlen. Keine ist teuer im Verhältnis zum Schaden, den sie verhindert.
- Externe, getestete Sicherungskopien — die absolute Priorität. Mit geprüften Backups erholt sich das Unternehmen von fast jedem Vorfall.
- MFA — Multi-Faktor-Authentifizierung für die wichtigen Konten.
- Aktiv verwaltete Firewall — installiert und vergessen zählt nicht.
- Schluss mit Systemen ohne Support — ersetzen, was keine Korrekturen mehr erhält.
Neben diesen vier sollten Sie 10% der Gesamtsumme für Unvorhergesehenes zurücklegen: ein Gerät, das vor Ende seiner Lebensdauer ausfällt, eine Gesetzesänderung, mehr Einstellungen als geplant. Bleibt etwas übrig, finanziert es die nächste Erneuerung. Ohne Reserve kommt das Geld aus einem anderen Posten — und fast immer aus der Sicherheit, weil man ihr Fehlen am wenigsten sieht.
Wie vergleicht man Angebote von IT-Partnern?
Zwei Monatsbeträge lassen sich nur vergleichen, wenn sie dasselbe abdecken. Senden Sie allen Kandidaten dieselbe Leistungsbeschreibung: zu betreuende Arbeitsplätze und Server, was enthalten ist (Anfahrten, erweiterte Zeiten, Projekte), vertragliche Reaktionszeiten nach Priorität und Ausstiegsbedingungen. Die zu verlangenden Klauseln sind unter was in einem IT-Vertrag stehen sollte zusammengefasst.
In den Angeboten von DataRoad steht das von vornherein fest: Jahresvertrag mit automatischer Verlängerung, 60 Tage Kündigungsfrist und keine Mindestlaufzeitbindung.
Häufige Fragen
Welchen Anteil am Umsatz sollte ein KMU für IT ausgeben?
Zwischen 3% und 6% ist der übliche Richtwert für Dienstleistungsunternehmen mit 10 bis 100 Arbeitsplätzen, Personal, Lizenzen und Ausstattung eingerechnet. Der Wert schwankt je nach Branche und Abhängigkeit von den Systemen; zu wissen, in welche Posten das Geld fließt, ist nützlicher als der Prozentsatz.
Ist es besser, Computer zu kaufen oder zu mieten?
Kaufen ist nach 4 bis 5 Jahren günstiger und gibt volle Kontrolle. Mieten macht alles zur Monatsrate und erleichtert die Erneuerung. Bei Arbeitsplätzen taugen beide Optionen; bei Servern lautet die erste Frage, ob das Unternehmen überhaupt noch einen braucht.
Lohnt sich ein interner Techniker?
Unter 100 Arbeitsplätzen selten. Ein Vollzeittechniker ist bei Urlaub oder Weggang ein Single Point of Failure; das häufigste Modell kombiniert einen externen Partner mit SLA und einen internen Verantwortlichen für die Beziehung. Der Vergleich steht unter eigenes Team oder externer IT-Partner.
Wann sollte man mit dem IT-Budget beginnen?
Im September und Oktober, mit aktuellem Inventar. Geräteerneuerung und Serverwechsel erfordern Lieferzeiten und Migrationsfenster, die sich nur mit Monaten Vorlauf sichern lassen.
Nächster Schritt: Ihr IT-Budget 2027 mit echten Zahlen
DataRoad - IT Services and Consulting erfasst Bestand und Lizenzen, markiert alles, was 2027 den Support verliert, und liefert einen Plan mit Monatskosten und Investitionen in getrennten Spalten. Dahinter stehen 11 Jahre Service, 232 Kunden und die Auszeichnung Top 5% PME, vergeben von scoring.pt.
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