Migración sin interrupciones
Exchange local, cPanel o Google Workspace
Historial copiado antes del corte
Corte fuera de horario, al instante
Seguridad de Microsoft 365
Autenticación multifactor en todas las cuentas
Protección frente al phishing
Copias de seguridad del correo y de SharePoint
Migración sin interrupciones
El historial se copia antes del corte; el cambio se hace fuera de horario.
Seguridad activada
MFA, acceso condicional y protección antiphishing, que vienen desactivados por defecto.
Copias del tenant
Correo, SharePoint y OneDrive con conservación definida por escrito.
Cómo trabajamos
Este servicio se presta exclusivamente en el marco de un contrato IT Unlimited.
DataRoad no presta asistencias puntuales (one-shot) ni vende equipos de forma aislada. Trabajamos con contrato mensual, con responsabilidad total sobre el entorno del cliente.
Microsoft 365 es fácil de comprar y difícil de gestionar bien. Cualquier empresa puede activar licencias con una tarjeta de crédito; pocas tienen el correo protegido contra el phishing, las cuentas con autenticación multifactor, los buzones de los empleados que se marchan cerrados y las copias de seguridad de SharePoint funcionando. DataRoad ofrece gestión de Microsoft 365 para empresas como partner de Microsoft: licencias, migración, configuración de seguridad, soporte a los usuarios y copias de seguridad, dentro del contrato de soporte y sin facturar por horas.
Qué gestionamos en Microsoft 365
Licencias
Elección del plan adecuado para cada perfil de usuario (Business Basic, Standard, Premium o planes Enterprise cuando el tamaño lo justifica), consolidación de licencias dispersas y revisión trimestral para retirar las licencias de cuentas inactivas. Es habitual encontrar empresas que llevan más de un año pagando licencias de antiguos empleados.
Correo y Exchange Online
Dominios y registros SPF, DKIM y DMARC para que su correo no acabe en el spam de sus clientes, buzones compartidos, grupos de distribución, reglas de conservación y archivo, y cierre correcto de los buzones de quien deja la empresa, con reenvío y preservación del historial.
Seguridad e identidad
Autenticación multifactor obligatoria para todas las cuentas, políticas de acceso condicional (bloquear accesos desde países donde la empresa no opera, exigir dispositivos conocidos), protección frente al phishing y los enlaces maliciosos, alertas de inicio de sesión sospechoso y revisión de los permisos de administrador. Estas configuraciones existen en Microsoft 365, pero vienen desactivadas: activarlas y ajustarlas es la parte del trabajo que más reduce el riesgo.
Teams, SharePoint y OneDrive
Una estructura de equipos y sitios que refleja la organización de la empresa y no la improvisación de cada departamento, permisos de uso compartido externo controlados y migración de servidores de archivos antiguos a SharePoint cuando tiene sentido; cuando no lo tiene, le explicamos por qué.
Dispositivos
Inscripción de los ordenadores de la empresa en Intune para aplicar políticas, instalar aplicaciones y borrar a distancia un portátil perdido. Funciona en Windows y en macOS, algo relevante para nuestros clientes con parques Apple.
Copias de seguridad de Microsoft 365
Microsoft garantiza la disponibilidad del servicio, no la recuperación de sus datos: un correo borrado hace 45 días, una biblioteca de SharePoint destruida por ransomware o una cuenta cerrada por error no se recuperan con lo que viene incluido. Por eso nuestras copias de seguridad también cubren Microsoft 365, con una conservación definida por escrito. Consulte la página de backups gestionados.
Migración a Microsoft 365 sin detener la empresa
La mayoría de las migraciones que hacemos proceden de tres orígenes: servidores Exchange locales al final de su vida útil, correo alojado en el proveedor de la web (cPanel, Plesk y similares) y Google Workspace. El proceso es el mismo en todos los casos:
- Estudio inicial. Cuentas, buzones compartidos, alias, tamaños, reglas y reenvíos existentes. Aquí es donde aparecen las cuentas que nadie recordaba y de las que dependen facturas o alarmas.
- Preparación. Creación del tenant, verificación del dominio, licencias y políticas de seguridad activadas antes de que entre el primer usuario, no después.
- Sincronización previa. El historial de correo, calendarios y contactos se copia en segundo plano, en días laborables, sin que nadie lo note.
- Corte. El cambio de los registros DNS se hace al final del día o en fin de semana. A la mañana siguiente, el correo ya llega a Microsoft 365 y el historial está allí.
- Seguimiento. Los primeros días siempre hay un portátil con Outlook pidiendo la contraseña, un móvil por configurar o una impresora que enviaba los escaneos a través del servidor antiguo. Todo eso se resuelve por ticket, en el día, y está incluido.
En una empresa de 20 a 50 usuarios, entre el estudio inicial y el corte suelen pasar dos o tres semanas. Para los usuarios, el cambio es inmediato y la interrupción, mínima.
¿Comprar licencias o contratar la gestión?
| Situación | Solo licencias | Microsoft 365 gestionado por DataRoad |
|---|---|---|
| Un empleado deja la empresa | La cuenta sigue activa y pagándose | Cuenta cerrada en el día, correo reenviado y licencia reutilizada |
| Intento de phishing | Depende de que el usuario se dé cuenta | Filtros, enlaces seguros y alertas configurados; formación a los usuarios |
| Contraseña robada | Acceso total a la cuenta | La autenticación multifactor bloquea el acceso; alerta de inicio de sesión sospechoso |
| Archivo borrado hace 2 meses | Irrecuperable | Restaurado desde la copia de seguridad |
| Outlook deja de sincronizar | Alguien busca la solución en Internet | Ticket abierto y resuelto en remoto, sin coste adicional |
| Nuevo empleado | Cuenta creada «deprisa y corriendo», sin políticas | Creada a partir de una plantilla, con licencia, grupos, MFA y dispositivo configurados |
Lo que no hacemos
No desarrollamos aplicaciones a medida sobre Power Platform ni hacemos consultoría de adopción organizativa (formación extensa de equipos en Teams, gestión del cambio). Si lo necesita, se lo diremos y le ayudaremos a elegir a quién encargárselo. Nuestro trabajo es garantizar que el Microsoft 365 de su empresa está bien licenciado, protegido, copiado y funcionando cada día.
Dentro de IT Unlimited
La gestión de Microsoft 365 está incluida en los planes IT Unlimited Premium y Premium 365. No hay coste por ticket ni por hora: crear cuentas, configurar móviles, resolver problemas de sincronización, cambiar permisos y responder a las dudas de los usuarios está incluido. Las licencias de Microsoft pueden facturarse a través de nosotros, en una única factura de IT, o mantenerse en su cuenta actual de Microsoft: ambos modelos funcionan.
DataRoad IT Unlimited
Hable con DataRoad. Evaluamos su operación y proponemos el plan adecuado.
Un caso real: 50 buzones migrados mediante concurso público
La União das Freguesias de Massamá e Monte Abraão adjudicó a DataRoad, mediante concurso público, la migración de unos 50 buzones de correo a Microsoft 365 Exchange Online. El trabajo siguió el proceso descrito arriba (estudio, preparación del tenant, sincronización previa del historial y corte fuera de horario) y continuó con el soporte continuo a los usuarios, que es donde una migración se consolida o se deshace. Con otro perfil de cliente, el Ouro Rossio Hotel tiene la implantación y la gestión completa de Microsoft 365 dentro del contrato IT Unlimited, y PTR Pharma Consulting nos confió la gestión de su correo y su web con monitorización continua.
Lo que queda por escrito
En una migración o en la gestión diaria de Microsoft 365, el cliente recibe y conserva:
- El inventario de cuentas antes y después: usuarios, buzones compartidos, alias, grupos y reenvíos, con la licencia asignada a cada uno.
- El plan de corte, con fecha, hora, registros DNS modificados y punto de retorno por si algo falla.
- Las políticas de seguridad activas: autenticación multifactor, acceso condicional, protección antiphishing, conservación y uso compartido externo, con la justificación de cada una.
- La conservación de las copias de seguridad del tenant: qué se copia, con qué frecuencia y hasta cuándo es posible restaurar.
- La revisión trimestral de licencias: cuentas inactivas detectadas, licencias liberadas y ahorro conseguido.
Preguntas frecuentes
¿Podemos mantener nuestras licencias y contratar solo la gestión?
Sí. Basta con dar a DataRoad acceso de administrador delegado a su tenant. Aun así, muchos clientes prefieren pasarnos la facturación de las licencias para tener una única factura de IT.
¿Cuánto tarda una migración de correo?
Depende del volumen y del origen. En una empresa de 20 a 50 buzones, dos o tres semanas entre el estudio inicial y el corte, con el historial ya copiado antes del cambio. El corte en sí se hace fuera de horario y, para el usuario, dura minutos.
¿Perdemos correos antiguos en la migración?
No. El historial de correo, calendario y contactos se migra íntegramente y se verifica buzón a buzón antes del corte. Las reglas y firmas locales de Outlook se reconfiguran junto con el usuario.
Microsoft 365 ya hace copias de seguridad. ¿Por qué necesitamos más?
Lo que ofrece Microsoft es una conservación limitada en el tiempo (la papelera, el archivo) y la redundancia del servicio. No protege frente a borrados antiguos, frente a un ransomware que cifra el SharePoint sincronizado ni frente al cierre de una cuenta. La propia Microsoft recomienda en sus condiciones de servicio que el cliente haga copias periódicas de sus contenidos.
¿La autenticación multifactor va a molestar a los usuarios?
Los primeros días, un poco. Configuramos la aplicación Microsoft Authenticator en cada móvil y definimos los dispositivos de confianza para que la solicitud no aparezca a todas horas. Es la medida que, por sí sola, más reduce el riesgo de acceso indebido a una cuenta de correo corporativa.
¿Trabajan con Google Workspace?
Hacemos migraciones de Google Workspace a Microsoft 365 y damos soporte a los clientes que prefieren seguir con Google. La mayoría de las empresas a las que atendemos, sobre todo las que usan Excel a fondo o trabajan con organismos públicos, acaba en Microsoft 365.
¿Qué le pasa al correo durante el corte?
Nada visible. Antes del corte, el historial ya está copiado; en el momento del cambio de los registros DNS, los mensajes nuevos empiezan a llegar a Microsoft 365 de inmediato. La ventana se elige fuera de horario y, si algo falla, el plan de corte incluye el retorno al servidor anterior.
¿Tenemos que comprar licencias nuevas para todos?
No necesariamente. El estudio distingue quién necesita aplicaciones de oficina instaladas, quién trabaja solo en el navegador y quién solo necesita correo. Es habitual que una empresa reduzca el coste total al sustituir licencias iguales para todos por una combinación adecuada a cada perfil.
Microsoft 365 gestionado es uno de los servicios informáticos para empresas de DataRoad y se integra con la ciberseguridad para empresas y los backups gestionados.
Dónde trabajamos
La gestión de Microsoft 365 se hace en remoto para clientes de todo Portugal, y también para empresas internacionales en Europa y EE. UU. Cuando hay trabajo in situ (configurar dispositivos, formar a usuarios, desmontar un servidor antiguo), el equipo se desplaza sobre todo en el área de la Gran Lisboa. Tenemos páginas propias para Lisboa, Cascais, Oeiras, Sintra, Leiria, Coímbra y Oporto. Consulte todas las zonas de actuación.
Hable con nosotros
Si quiere saber cuánto está pagando de más en licencias, o si las cuentas de su empresa tienen activada la autenticación multifactor, hacemos esa comprobación sin compromiso. Llame al +351 211 459 950* (días laborables, 9:30–13:00 y 14:00–18:30) o escriba a sales@dataroad.pt.
*Llamada a la red fija nacional portuguesa
Vea también: NIS2: qué cambia para las empresas en Portugal
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