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Microsoft 365 no es un backup. Microsoft garantiza que el servicio está disponible, pero los datos, las cuentas y los accesos son responsabilidad de la empresa. Por defecto, un email borrado definitivamente se recupera durante 14 días (hasta 30, si el administrador lo amplía), el buzón de un usuario eliminado durante 30 días y un archivo de OneDrive o SharePoint durante 93 días. Pasado ese plazo, sin una copia independiente, la información se pierde.
Responsabilidad compartida: la parte que corresponde a la empresa
Microsoft publica un modelo de responsabilidad compartida para sus servicios en la nube. En cualquier tipo de servicio, el cliente es siempre responsable de los datos, de los dispositivos que acceden al servicio, de las cuentas de usuario y de la gestión de accesos.
| Qué está en juego | Responsable |
|---|---|
| Centros de datos, servidores y disponibilidad del servicio | Microsoft |
| Averías de hardware de la propia Microsoft | Microsoft |
| Emails, archivos, Teams y SharePoint | Empresa |
| Creación, mantenimiento y eliminación de cuentas | Empresa |
| Contraseñas, MFA y permisos | Empresa |
| Portátiles y móviles con acceso al servicio | Empresa |
Si Microsoft pierde un disco, el problema es suyo. Si la empresa pierde un archivo, el problema es de la empresa. No es casualidad que la propia Microsoft venda aparte Microsoft 365 Backup, facturado por consumo.
La papelera y la sincronización no son copias de seguridad
La papelera guarda lo borrado durante unos días. La sincronización replica todo, incluidos los errores y los archivos dañados, en todos los dispositivos a la vez. Un backup es una copia separada, guardada en otro lugar, que nadie modifica por error y que se restaura a la fecha elegida.
Plazos de recuperación por defecto
Valores de la documentación oficial de Microsoft, con la configuración por defecto. Son los que se aplican hoy a quien no tiene un backup independiente.
| Escenario | Comportamiento | Ventana de recuperación |
|---|---|---|
| Email borrado y eliminado de “Elementos eliminados” | Pasa a una carpeta oculta de elementos recuperables | 14 días; hasta 30 si el administrador lo amplía |
| Usuario eliminado | El buzón queda retenido y después se borra definitivamente | 30 días |
| Licencia de Exchange retirada | Los datos de correo entran en periodo de gracia | 30 días |
| Archivo borrado en OneDrive o SharePoint | Papelera de primera y segunda fase | 93 días |
| OneDrive entero dañado, por ejemplo por malware | Función “Restaurar OneDrive” | Últimos 30 días |
Tres situaciones en las que la papelera no basta
La cuenta de quien se fue
Es el caso más frecuente. Un empleado se va, se elimina la cuenta para liberar la licencia y, meses después, un cliente pide una propuesta que solo existía en el email o el OneDrive de esa persona. El buzón solo es recuperable durante 30 días. En OneDrive, la retención por defecto es también de 30 días, más 93 en la papelera de la colección de sitios, y la recuperación exige comandos de administración. Sin backup, eliminar la cuenta se vuelve irreversible en pocas semanas.
Ransomware sincronizado con la nube
Un portátil infectado cifra los archivos locales y OneDrive envía fielmente esas versiones a la nube. Es posible restaurar OneDrive a un momento anterior, pero solo dentro de los últimos 30 días y para toda la cuenta: se pierde el trabajo legítimo hecho después. En carpetas compartidas de SharePoint, el impacto se multiplica por todos los usuarios.
Peticiones fuera de plazo
La carpeta borrada en marzo y buscada en septiembre, el empleado que borra datos a propósito y vacía la papelera, la auditoría que pide el estado de una carpeta en una fecha concreta, años después. La pregunta es siempre la misma: ¿de dónde sale la copia?
Checklist de backup para empresas con Microsoft 365
- Copia independiente — Exchange (email, calendarios, contactos), OneDrive, SharePoint y Teams, guardados fuera de la cuenta Microsoft 365 de la empresa.
- Frecuencia — al menos diaria, con varias versiones por archivo.
- Retención definida por la empresa — por ejemplo un año o más, en lugar de 14, 30 o 93 días.
- Inmutabilidad — una copia que no puede borrarse durante la retención, ni siquiera por un administrador comprometido.
- Bajas de empleados — convertir o archivar el buzón y confirmar el backup antes de eliminar la cuenta.
- MFA en todas las cuentas, empezando por las de administración. Vea la guía de autenticación multifactor en las empresas.
- Licencias adecuadas — la seguridad disponible cambia de un plan a otro; lea licencias y seguridad de Microsoft 365 en pymes.
- Prueba de restauración trimestral con informe escrito, según la prueba de 30 minutos que debe pedir a su proveedor.
En la práctica: migración de 50 buzones de correo
DataRoad ganó por concurso público la migración a Microsoft 365 de la União das Freguesias de Massamá e Monte Abraão. Se transfirieron 50 buzones a Exchange Online con todo su contenido: emails, estructura de carpetas y datos asociados. El proyecto incluyó la planificación del recorrido, la reconfiguración de Outlook en puestos y móviles y la validación tras el paso.
Una migración es el mejor momento para diseñar el backup, porque se sabe qué datos existen, quién los usa y adónde van. Quien migra sin hacerlo queda a merced de los plazos de la tabla.
No todas las empresas usan Microsoft 365 para el email. PTR Pharma Consulting tiene la web y el email alojados en los servidores de DataRoad, dentro del contrato anual IT Unlimited. La pregunta se mantiene: quién guarda la copia, dónde y cuándo se probó.
El backup de Microsoft 365 como servicio gestionado
En un contrato IT Unlimited, el backup de Microsoft 365 entra desde el primer día. DataRoad configura la solución de backup gestionado con copia fuera de Microsoft 365, acuerda la retención con la dirección, sigue las alertas de fallo y hace pruebas de restauración con registro. A ello se suma la gestión de Microsoft 365: licencias, MFA y bajas de empleados.
En el plan IT Unlimited Premium, la asistencia presencial está incluida: restaurar un portátil o acompañar una recuperación en la oficina no genera desplazamientos facturados. Contrato anual, renovación automática, 60 días de preaviso y sin permanencia. En 11 años, DataRoad nunca ha sufrido un incidente de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Microsoft 365 hace backup de los datos de la empresa?
No en el sentido de una copia que controle la empresa. Microsoft replica los datos para mantener el servicio y ofrece papelera y retención durante plazos cortos, de entre 14 y 93 días. Un backup independiente, con la retención que elija la empresa, se contrata aparte.
¿Las políticas de retención sustituyen al backup?
No. Sirven sobre todo para el cumplimiento normativo y la búsqueda legal, no para restaurar rápidamente una carpeta, un buzón o un OneDrive entero a una fecha. Y los datos siguen dentro de la misma cuenta Microsoft 365.
¿Qué pasa con el email de quien deja la empresa?
Con la cuenta eliminada, el buzón se recupera durante 30 días y después desaparece. Antes de eliminarla, conviértala en buzón compartido o confirme que hay backup.
¿Cuánto tarda una restauración desde el backup?
Un email o un archivo, minutos. Un buzón o un OneDrive completo, horas, según el volumen. Es precisamente lo que mide la prueba de restauración.
Siguiente paso: verificación del backup de Microsoft 365 en 5 días laborables
Analizamos la cuenta Microsoft 365 de la empresa, identificamos lo que está y lo que no está protegido y entregamos un informe con los plazos reales de recuperación y las correcciones necesarias. Petición sin compromiso en sales@dataroad.pt.
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Fuentes
- Microsoft Learn — Shared responsibility in the cloud
- Microsoft Learn — Change how long permanently deleted items are kept (Exchange Online)
- Microsoft Learn — Delete or restore user mailboxes in Exchange Online
- Microsoft Learn — OneDrive retention and deletion
- Microsoft Support — Restore items from the site collection recycle bin
- Microsoft Support — Restore your OneDrive
- Microsoft Learn — Pricing model for Microsoft 365 Backup
