Dans cet article
Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde. Microsoft garantit la disponibilité du service, mais les données, les comptes et les accès relèvent de la responsabilité de l'entreprise. Par défaut, un e-mail supprimé définitivement se récupère pendant 14 jours (jusqu'à 30 si l'administrateur prolonge ce délai), la boîte aux lettres d'un utilisateur supprimé pendant 30 jours et un fichier OneDrive ou SharePoint pendant 93 jours. Au-delà, sans copie indépendante, l'information est perdue.
Responsabilité partagée : la part qui revient à l'entreprise
Microsoft publie un modèle de responsabilité partagée pour ses services cloud. Quel que soit le type de service, le client reste toujours responsable des données, des appareils qui accèdent au service, des comptes utilisateurs et de la gestion des accès.
| Ce qui est en jeu | Responsable |
|---|---|
| Centres de données, serveurs et disponibilité du service | Microsoft |
| Pannes matérielles chez Microsoft | Microsoft |
| E-mails, fichiers, Teams et SharePoint | Entreprise |
| Création, maintenance et suppression des comptes | Entreprise |
| Mots de passe, MFA et droits | Entreprise |
| Portables et téléphones ayant accès au service | Entreprise |
Si Microsoft perd un disque, c'est son problème. Si l'entreprise perd un fichier, c'est celui de l'entreprise. Ce n'est pas un hasard si Microsoft vend séparément Microsoft 365 Backup, facturé à la consommation.
Corbeille et synchronisation ne sont pas des sauvegardes
La corbeille conserve ce qui a été supprimé pendant quelques jours. La synchronisation réplique tout, y compris les erreurs et les fichiers endommagés, sur tous les appareils en même temps. Une sauvegarde est une copie séparée, stockée ailleurs, que personne ne modifie par erreur et que l'on restaure à la date choisie.
Délais de restauration par défaut
Valeurs issues de la documentation officielle de Microsoft, dans la configuration par défaut. Ce sont celles qui s'appliquent aujourd'hui à ceux qui n'ont pas de sauvegarde indépendante.
| Scénario | Comportement | Fenêtre de restauration |
|---|---|---|
| E-mail supprimé et retiré des « Éléments supprimés » | Il passe dans un dossier caché d'éléments récupérables | 14 jours ; jusqu'à 30 si l'administrateur prolonge |
| Utilisateur supprimé | La boîte est conservée puis supprimée définitivement | 30 jours |
| Licence Exchange retirée | Les données de messagerie entrent en période de grâce | 30 jours |
| Fichier supprimé sur OneDrive ou SharePoint | Corbeille de premier et de second niveau | 93 jours |
| OneDrive entier endommagé, par exemple par un logiciel malveillant | Fonction « Restaurer votre OneDrive » | 30 derniers jours |
Trois situations où la corbeille ne suffit pas
Le compte de la personne partie
C'est le cas le plus fréquent. Un collaborateur part, son compte est supprimé pour libérer la licence et, des mois plus tard, un client demande une proposition qui n'existait que dans la messagerie ou le OneDrive de cette personne. La boîte aux lettres n'est récupérable que pendant 30 jours. Sur OneDrive, la rétention par défaut est aussi de 30 jours, plus 93 dans la corbeille de la collection de sites, et la récupération exige des commandes d'administration. Sans sauvegarde, supprimer le compte devient irréversible en quelques semaines.
Un rançongiciel synchronisé dans le cloud
Un portable infecté chiffre les fichiers locaux et OneDrive envoie fidèlement ces versions dans le cloud. Il est possible de restaurer OneDrive à un moment antérieur, mais seulement sur les 30 derniers jours et pour le compte entier : on perd le travail légitime réalisé depuis. Dans les dossiers partagés SharePoint, l'impact se multiplie par le nombre d'utilisateurs.
Des demandes hors délai
Le dossier supprimé en mars et recherché en septembre, le collaborateur qui supprime des données volontairement et vide la corbeille, l'audit qui demande l'état d'un dossier à une date précise, des années plus tard. La question est toujours la même : d'où vient la copie ?
Checklist de sauvegarde pour les entreprises sous Microsoft 365
- Copie indépendante — Exchange (e-mails, calendriers, contacts), OneDrive, SharePoint et Teams, stockés hors du compte Microsoft 365 de l'entreprise.
- Fréquence — au moins quotidienne, avec plusieurs versions par fichier.
- Rétention définie par l'entreprise — par exemple un an ou plus, au lieu de 14, 30 ou 93 jours.
- Immuabilité — une copie qui ne peut pas être supprimée pendant la rétention, pas même par un administrateur compromis.
- Départ des collaborateurs — convertir ou archiver la boîte aux lettres et confirmer la sauvegarde avant de supprimer le compte.
- MFA sur tous les comptes, à commencer par ceux d'administration. Voir le guide de l'authentification multifacteur en entreprise.
- Licences adaptées — la sécurité disponible change d'une formule à l'autre ; lisez licences et sécurité de Microsoft 365 dans les PME.
- Test de restauration trimestriel avec rapport écrit, selon le test de 30 minutes à demander au prestataire.
En pratique : la migration de 50 boîtes aux lettres
DataRoad a remporté par marché public la migration vers Microsoft 365 de l'União das Freguesias de Massamá e Monte Abraão. 50 boîtes aux lettres ont été transférées vers Exchange Online avec tout leur contenu : e-mails, arborescence de dossiers et données associées. Le projet comprenait la planification du parcours, la reconfiguration d'Outlook sur les postes et les téléphones et la validation après le basculement.
Une migration est le meilleur moment pour concevoir la sauvegarde, car on sait quelles données existent, qui les utilise et où elles vont. Celui qui migre sans le faire reste soumis aux délais du tableau.
Toutes les entreprises n'utilisent pas Microsoft 365 pour leur messagerie. PTR Pharma Consulting héberge son site et sa messagerie sur les serveurs DataRoad, dans le cadre de son contrat annuel IT Unlimited. La question reste la même : qui conserve la copie, où, et quand a-t-elle été testée.
La sauvegarde Microsoft 365 en service géré
Dans un contrat IT Unlimited, la sauvegarde Microsoft 365 est en place dès le premier jour. DataRoad configure la solution de sauvegarde gérée avec une copie hors de Microsoft 365, convient de la rétention avec la direction, suit les alertes d'échec et réalise des tests de restauration consignés. S'y ajoute la gestion de Microsoft 365 : licences, MFA et départs de collaborateurs.
Dans la formule IT Unlimited Premium, l'assistance sur site est incluse : restaurer un portable ou accompagner une récupération au bureau n'entraîne pas de déplacements facturés. Contrat annuel, reconduction tacite, préavis de 60 jours et sans période d'engagement. En 11 ans, DataRoad n'a jamais subi d'incident de sécurité.
Questions fréquentes
Microsoft 365 sauvegarde-t-il les données de l'entreprise ?
Pas au sens d'une copie contrôlée par l'entreprise. Microsoft réplique les données pour maintenir le service et propose corbeille et rétention sur des durées courtes, entre 14 et 93 jours. Une sauvegarde indépendante, avec une rétention choisie par l'entreprise, se souscrit à part.
Les stratégies de rétention remplacent-elles la sauvegarde ?
Non. Elles servent surtout à la conformité et à la recherche juridique, pas à restaurer rapidement un dossier, une boîte aux lettres ou un OneDrive entier à une date donnée. Et les données restent dans le même compte Microsoft 365.
Qu'advient-il de la messagerie de ceux qui quittent l'entreprise ?
Une fois le compte supprimé, la boîte se récupère pendant 30 jours puis disparaît. Avant de supprimer, convertissez-la en boîte partagée ou vérifiez qu'il existe une sauvegarde.
Combien de temps prend une restauration depuis la sauvegarde ?
Un e-mail ou un fichier, quelques minutes. Une boîte aux lettres ou un OneDrive complet, quelques heures, selon le volume. C'est précisément ce que mesure le test de restauration.
Prochaine étape : vérification de la sauvegarde Microsoft 365 en 5 jours ouvrés
Nous analysons le compte Microsoft 365 de l'entreprise, identifions ce qui est protégé et ce qui ne l'est pas, et remettons un rapport avec les délais réels de restauration et les corrections nécessaires. Demande sans engagement à sales@dataroad.pt.
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Sources
- Microsoft Learn — Shared responsibility in the cloud
- Microsoft Learn — Change how long permanently deleted items are kept (Exchange Online)
- Microsoft Learn — Delete or restore user mailboxes in Exchange Online
- Microsoft Learn — OneDrive retention and deletion
- Microsoft Support — Restore items from the site collection recycle bin
- Microsoft Support — Restore your OneDrive
- Microsoft Learn — Pricing model for Microsoft 365 Backup
