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Microsoft 365 ist kein Backup. Microsoft stellt sicher, dass der Dienst verfügbar ist, doch Daten, Konten und Zugriffe liegen in der Verantwortung des Unternehmens. Standardmäßig lässt sich eine endgültig gelöschte E-Mail 14 Tage lang wiederherstellen (bis zu 30, wenn der Administrator die Frist verlängert), das Postfach eines gelöschten Benutzers 30 Tage lang und eine Datei aus OneDrive oder SharePoint 93 Tage lang. Danach sind die Informationen ohne unabhängige Kopie verloren.
Geteilte Verantwortung: der Teil, der beim Unternehmen liegt
Microsoft veröffentlicht ein Modell der geteilten Verantwortung für seine Cloud-Dienste. Bei jeder Art von Dienst bleibt der Kunde immer verantwortlich für die Daten, die Geräte, die auf den Dienst zugreifen, die Benutzerkonten und die Zugriffsverwaltung.
| Worum es geht | Verantwortlich |
|---|---|
| Rechenzentren, Server und Verfügbarkeit des Dienstes | Microsoft |
| Hardwaredefekte bei Microsoft selbst | Microsoft |
| E-Mails, Dateien, Teams und SharePoint | Unternehmen |
| Anlage, Pflege und Löschung von Konten | Unternehmen |
| Passwörter, MFA und Berechtigungen | Unternehmen |
| Laptops und Smartphones mit Zugriff auf den Dienst | Unternehmen |
Verliert Microsoft eine Festplatte, ist das Microsofts Problem. Verliert das Unternehmen eine Datei, ist das das Problem des Unternehmens. Nicht ohne Grund verkauft Microsoft selbst Microsoft 365 Backup separat, nutzungsbasiert abgerechnet.
Papierkorb und Synchronisation sind keine Datensicherung
Der Papierkorb bewahrt Gelöschtes einige Tage lang auf. Die Synchronisation repliziert alles, einschließlich Fehlern und beschädigter Dateien, gleichzeitig auf alle Geräte. Ein Backup ist eine separate Kopie an einem anderen Ort, die niemand versehentlich ändert und die sich auf ein gewähltes Datum zurückspielen lässt.
Standardfristen für die Wiederherstellung
Werte aus der offiziellen Microsoft-Dokumentation bei Standardkonfiguration. Sie gelten heute für alle, die kein unabhängiges Backup haben.
| Szenario | Verhalten | Wiederherstellungsfenster |
|---|---|---|
| E-Mail gelöscht und aus „Gelöschte Elemente“ entfernt | Wandert in einen versteckten Ordner für wiederherstellbare Elemente | 14 Tage; bis zu 30, wenn der Administrator verlängert |
| Benutzer gelöscht | Das Postfach wird zurückgehalten und dann endgültig gelöscht | 30 Tage |
| Exchange-Lizenz entzogen | Die E-Mail-Daten gehen in eine Karenzzeit | 30 Tage |
| Datei in OneDrive oder SharePoint gelöscht | Papierkorb der ersten und zweiten Stufe | 93 Tage |
| Gesamtes OneDrive beschädigt, etwa durch Malware | Funktion „OneDrive wiederherstellen“ | Letzte 30 Tage |
Drei Situationen, in denen der Papierkorb nicht reicht
Das Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters
Der häufigste Fall. Ein Mitarbeiter geht, das Konto wird gelöscht, um die Lizenz freizugeben, und Monate später bittet ein Kunde um ein Angebot, das nur in der E-Mail oder im OneDrive dieser Person existierte. Das Postfach ist nur 30 Tage lang wiederherstellbar. Bei OneDrive beträgt die Standardaufbewahrung ebenfalls 30 Tage, plus 93 im Papierkorb der Websitesammlung, und die Wiederherstellung erfordert Administrationsbefehle. Ohne Backup wird das Löschen des Kontos innerhalb weniger Wochen unumkehrbar.
In die Cloud synchronisierte Ransomware
Ein infizierter Laptop verschlüsselt die lokalen Dateien, und OneDrive lädt diese Versionen getreu in die Cloud hoch. OneDrive lässt sich auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen, aber nur innerhalb der letzten 30 Tage und für das gesamte Konto: Die danach geleistete legitime Arbeit geht verloren. In freigegebenen SharePoint-Ordnern vervielfacht sich die Wirkung über alle Anwender.
Anfragen außerhalb der Frist
Der im März gelöschte und im September gesuchte Ordner, der Mitarbeiter, der absichtlich Daten löscht und den Papierkorb leert, das Audit, das Jahre später den Stand eines Ordners zu einem bestimmten Datum verlangt. Die Frage ist immer dieselbe: Woher kommt die Kopie?
Backup-Checkliste für Unternehmen mit Microsoft 365
- Unabhängige Kopie — Exchange (E-Mail, Kalender, Kontakte), OneDrive, SharePoint und Teams, gespeichert außerhalb des Microsoft-365-Kontos des Unternehmens.
- Häufigkeit — mindestens täglich, mit mehreren Versionen pro Datei.
- Vom Unternehmen festgelegte Aufbewahrung — etwa ein Jahr oder mehr statt 14, 30 oder 93 Tage.
- Unveränderlichkeit — eine Kopie, die während der Aufbewahrung nicht gelöscht werden kann, auch nicht von einem kompromittierten Administrator.
- Austritt von Mitarbeitern — Postfach umwandeln oder archivieren und das Backup bestätigen, bevor das Konto gelöscht wird.
- MFA für alle Konten, beginnend bei den Administratorkonten. Siehe den Leitfaden zur Multi-Faktor-Authentifizierung in Unternehmen.
- Passende Lizenzierung — die verfügbare Sicherheit ändert sich von Plan zu Plan; lesen Sie Lizenzen und Sicherheit von Microsoft 365 in KMU.
- Vierteljährlicher Wiederherstellungstest mit schriftlichem Bericht, nach dem 30-Minuten-Test, den Sie vom Dienstleister verlangen sollten.
In der Praxis: Migration von 50 Postfächern
DataRoad gewann per öffentlicher Ausschreibung die Migration der União das Freguesias de Massamá e Monte Abraão zu Microsoft 365. 50 Postfächer wurden mit allen Inhalten zu Exchange Online übertragen: E-Mails, Ordnerstruktur und zugehörige Daten. Das Projekt umfasste die Planung des Migrationswegs, die Neukonfiguration von Outlook auf Arbeitsplätzen und Smartphones und die Validierung nach dem Wechsel.
Eine Migration ist der beste Moment, das Backup zu planen, denn man weiß, welche Daten es gibt, wer sie nutzt und wohin sie gehen. Wer migriert, ohne das zu tun, ist den Fristen aus der Tabelle ausgeliefert.
Nicht alle Unternehmen nutzen Microsoft 365 für E-Mail. PTR Pharma Consulting hat Website und E-Mail auf den Servern von DataRoad gehostet, im Rahmen des IT-Unlimited-Jahresvertrags. Die Frage bleibt: Wer bewahrt die Kopie auf, wo, und wann wurde sie getestet?
Microsoft-365-Backup als Managed Service
In einem IT-Unlimited-Vertrag ist das Microsoft-365-Backup ab dem ersten Tag enthalten. DataRoad konfiguriert die verwaltete Backup-Lösung mit einer Kopie außerhalb von Microsoft 365, stimmt die Aufbewahrung mit der Geschäftsleitung ab, verfolgt die Fehlermeldungen und führt protokollierte Wiederherstellungstests durch. Hinzu kommt die Verwaltung von Microsoft 365: Lizenzen, MFA und Austritte von Mitarbeitern.
Im Plan IT Unlimited Premium ist der Vor-Ort-Support enthalten: Einen Laptop wiederherzustellen oder eine Wiederherstellung im Büro zu begleiten, verursacht keine berechneten Anfahrten. Jahresvertrag, automatische Verlängerung, 60 Tage Kündigungsfrist und ohne Mindestlaufzeitbindung. In 11 Jahren hatte DataRoad keinen einzigen Sicherheitsvorfall.
Häufige Fragen
Sichert Microsoft 365 die Daten des Unternehmens?
Nicht im Sinne einer Kopie, die das Unternehmen kontrolliert. Microsoft repliziert die Daten, um den Dienst aufrechtzuerhalten, und bietet Papierkorb und Aufbewahrung für kurze Fristen zwischen 14 und 93 Tagen. Ein unabhängiges Backup mit vom Unternehmen gewählter Aufbewahrung wird separat beauftragt.
Ersetzen Aufbewahrungsrichtlinien das Backup?
Nein. Sie dienen vor allem der Compliance und der rechtlichen Recherche, nicht der schnellen Wiederherstellung eines Ordners, eines Postfachs oder eines ganzen OneDrive auf ein bestimmtes Datum. Und die Daten bleiben im selben Microsoft-365-Konto.
Was passiert mit der E-Mail eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt?
Wird das Konto gelöscht, lässt sich das Postfach 30 Tage lang wiederherstellen und verschwindet dann. Wandeln Sie es vor dem Löschen in ein freigegebenes Postfach um oder bestätigen Sie, dass ein Backup existiert.
Wie lange dauert eine Wiederherstellung aus dem Backup?
Eine E-Mail oder eine Datei: Minuten. Ein Postfach oder ein komplettes OneDrive: Stunden, je nach Volumen. Genau das misst der Wiederherstellungstest.
Nächster Schritt: Prüfung des Microsoft-365-Backups in 5 Arbeitstagen
Wir analysieren das Microsoft-365-Konto des Unternehmens, ermitteln, was geschützt ist und was nicht, und liefern einen Bericht mit den tatsächlichen Wiederherstellungsfristen und den nötigen Korrekturen. Unverbindliche Anfrage an sales@dataroad.pt.
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Quellen
- Microsoft Learn — Shared responsibility in the cloud
- Microsoft Learn — Change how long permanently deleted items are kept (Exchange Online)
- Microsoft Learn — Delete or restore user mailboxes in Exchange Online
- Microsoft Learn — OneDrive retention and deletion
- Microsoft Support — Restore items from the site collection recycle bin
- Microsoft Support — Restore your OneDrive
- Microsoft Learn — Pricing model for Microsoft 365 Backup
