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Para una pyme, elegir entre IT gestionado y reparar después de la avería es elegir entre un coste previsible y un coste que aparece en el peor momento. En todo lo que para la empresa cuando falla (servidor, red, internet, email, backups), la gestión proactiva sale más barata al final del año. La reparación puntual solo compensa en lo que es barato, sustituible y no crítico. Lo demostramos con cuentas en euros que puede adaptar a su realidad.
Dónde está el coste que no se ve
El modelo reactivo parece más barato porque la parte más grande no llega en ninguna factura: son las horas del equipo parado esperando una solución. En el ejemplo siguiente, para una empresa de 20 puestos, ese modelo cuesta unos 11.800 € al año entre tiempo perdido e intervenciones sueltas.
Una analogía ayuda. Reaccionar es ir al mecánico solo cuando el coche se avería en la autopista. Gestionar es hacer la revisión, cambiar los neumáticos antes de que estén lisos y tener un panel que avisa cuando algo empieza a fallar. Los dos arreglan el coche; solo uno evita el arcén.
Los dos modelos, frente a frente
| Criterio | Reactivo (reparar cuando se avería) | IT gestionado (preventivo) |
|---|---|---|
| Momento de actuar | Después de la avería | Antes, con un plan |
| Coste | Imprevisible, concentrado en crisis | Fijo y presupuestable |
| Quién lo detecta | El usuario, cuando ya no puede trabajar | La monitorización, a menudo antes que el usuario |
| Respuesta | Depende de que haya un técnico libre | Definida por contrato |
| Problemas recurrentes | Vuelven: se corrige el síntoma | Se resuelve la causa |
| Conocimiento del parque | Cada técnico empieza de cero | Inventario e historial actualizados |
Las cuentas: ejemplo para 20 puestos
Estas cifras son un ejemplo, no una estadística. Sustituya los supuestos por los de su empresa.
- Equipo 20 puestos de trabajo.
- Coste por persona 25 € por hora, todo incluido.
- Pequeñas incidencias Una por puesto y mes (impresora, contraseña, lentitud, email), con 1 hora perdida contando la espera.
- Parada grave Una al año (servidor, internet o red), con las 20 personas paradas durante 8 horas.
- Técnico suelto 30 horas al año a 60 € la hora, sin desplazamientos.
| Partida | Cálculo | Coste anual |
|---|---|---|
| Pequeñas incidencias | 20 × 12 × 1 h × 25 € | 6.000 € |
| Parada grave | 20 × 8 h × 25 € | 4.000 € |
| Técnico suelto | 30 h × 60 € | 1.800 € |
| Total | 11.800 € |
Quedan fuera costes difíciles de medir: datos perdidos sin un backup válido, facturas retrasadas, clientes esperando, horas extra para recuperar el trabajo.
¿Y con gestión proactiva?
Suponga que la monitorización, las actualizaciones y el soporte con tiempos de respuesta definidos reducen las pequeñas incidencias a la mitad y la parada grave a 2 horas. El tiempo perdido baja a 3.000 € + 1.000 € = 4.000 €. Se recuperan 6.000 € de tiempo y desaparecen los 1.800 € de técnico suelto: unos 7.800 € al año, que pagan total o parcialmente la cuota, antes de contar el riesgo de pérdida de datos evitado.
El valor de una hora de parada varía mucho entre empresas; vea cómo calcular el suyo en cuánto cuesta una hora de parada.
Qué hace en la práctica un MSP en la gestión proactiva
- Actualizaciones de seguridad Aplicadas de forma controlada, fuera de horario siempre que sea posible.
- Backups diarios con pruebas de restauración Un backup nunca probado es una esperanza, no una garantía; conozca nuestras soluciones de backup.
- Monitorización con alertas Discos, servidores, firewalls, red y conexiones a internet, con los avisos llegando al equipo técnico y no al usuario.
- Revisión de cuentas y permisos Quién se ha ido, quién tiene accesos de más.
- Inventario con garantías y fin de soporte Renovación planificada, no forzada; plazos en cuándo sustituir un ordenador.
- Informe a la dirección Qué se ha hecho, qué está en riesgo y qué viene.
La diferencia entre vigilar y reaccionar se desarrolla en monitorización proactiva frente a soporte reactivo.
Dónde reparar solo cuando se avería sigue siendo razonable
- Periféricos baratos Ratón, teclado, monitor secundario, con sustituto a mano.
- Equipos sin datos ni impacto Una impresora de apoyo, por ejemplo.
- Piezas Que se cambian más deprisa de lo que se diagnostican.
El error es aplicar la misma lógica al servidor, al firewall, a internet o al email, donde cada hora de parada se multiplica por el número de personas sin trabajar.
Transición a IT gestionado en cinco pasos
- Inventario — qué existe, de quién es y en qué estado está.
- Backups — copia fuera de las instalaciones y restauración probada.
- Monitorización — alertas en los equipos críticos, ajustadas para no generar ruido.
- Ventanas de mantenimiento — cuándo se actualiza y reinicia, sin sorpresas.
- Plan de renovación — los cambios de los próximos dos o tres años ya presupuestados.
En DataRoad - IT Services and Consulting estos pasos forman parte del arranque de cualquier contrato IT Unlimited. El plan Essential, desde 395 €/mes + IVA, incluye soporte remoto y telefónico, sin desplazamientos. El Premium, desde 750 €/mes + IVA, incluye asistencia presencial ilimitada. En todos, la monitorización con alertas y la seguridad están incluidas.
Caso real: Boost Portugal, monitorizada desde 2018
En 2018, Boost Portugal, empresa de animación turística y movilidad alternativa que nació con la marca GoCar en Lisboa, firmó con DataRoad un contrato anual de asistencia mensual y monitorización continua de todos sus sistemas de información.
El contrato cubre soporte permanente a los usuarios, backups, mantenimiento de la centralita telefónica IP, redundancia de internet con fail-over, monitorización remota, alarmas e informes de disponibilidad. Si una conexión cae, la otra toma el relevo automáticamente; la dirección recibe informes. Conozca el caso Boost Portugal.
Preguntas frecuentes
¿Con IT gestionado se acaban las averías?
No, pero hay menos y con menor impacto. Cuando algo falla, la monitorización lo detecta pronto, los backups probados permiten restaurar y el técnico conoce el historial del parque.
¿Monitorización y gestión preventiva son lo mismo?
La monitorización es una parte: vigila y avisa. La gestión preventiva le suma actualizaciones, backups, revisión de accesos y renovación planificada.
¿Una empresa de 15 puestos justifica un contrato?
Normalmente sí, si depende del email, de archivos compartidos y de internet. Rehaga las cuentas de este artículo con sus cifras.
¿DataRoad hace reparaciones puntuales?
No. Trabajamos solo bajo contrato, con empresas de más de 10 puestos. El contrato es anual, se renueva automáticamente, tiene 60 días de preaviso y no tiene permanencia.
Siguiente paso: plan preventivo en 5 días laborables
Analizamos su parque y entregamos un plan con prioridades, qué monitorizar, el estado de los backups y las renovaciones previstas. Propuesta sin compromiso. Más de 10 puestos · contrato de asistencia · soporte remoto, presencial y telefónico.
