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Für ein KMU ist die Wahl zwischen Managed IT und Reparatur nach dem Ausfall eine Wahl zwischen planbaren Kosten und Kosten, die im ungünstigsten Moment auftauchen. Bei allem, was das Unternehmen bei einem Ausfall lahmlegt – Server, Netzwerk, Internet, E-Mail, Backups –, ist proaktive Verwaltung am Jahresende günstiger. Punktuelle Reparatur lohnt sich nur bei dem, was billig, ersetzbar und nicht kritisch ist. Wir zeigen es mit einer Rechnung in Euro, die Sie an Ihre Situation anpassen können.
Wo die unsichtbaren Kosten stecken
Das reaktive Modell wirkt günstiger, weil der größte Posten auf keiner Rechnung erscheint: die Stunden des Teams, das auf eine Lösung wartet. Im folgenden Beispiel für ein Unternehmen mit 20 Arbeitsplätzen kostet dieses Modell rund 11.800 € pro Jahr an verlorener Zeit und Einzeleinsätzen.
Ein Vergleich hilft. Reagieren heißt, erst in die Werkstatt zu fahren, wenn das Auto auf der Autobahn liegen bleibt. Verwalten heißt, die Inspektion zu machen, die Reifen zu wechseln, bevor sie abgefahren sind, und eine Anzeige zu haben, die warnt, wenn etwas zu versagen beginnt. Beide reparieren das Auto; nur eines erspart den Standstreifen.
Die beiden Modelle im Vergleich
| Kriterium | Reaktiv (Reparatur bei Ausfall) | Managed IT (präventiv) |
|---|---|---|
| Zeitpunkt des Handelns | Nach dem Ausfall | Vorher, nach Plan |
| Kosten | Unvorhersehbar, gebündelt in Krisen | Fest und budgetierbar |
| Wer es bemerkt | Der Anwender, wenn er nicht mehr arbeiten kann | Das Monitoring, oft vor dem Anwender |
| Reaktion | Hängt davon ab, ob ein Techniker frei ist | Vertraglich festgelegt |
| Wiederkehrende Probleme | Kommen wieder: Man behebt das Symptom | Die Ursache wird gelöst |
| Kenntnis der IT-Landschaft | Jeder Techniker fängt bei null an | Aktuelles Inventar und aktuelle Historie |
Die Rechnung: Beispiel für 20 Arbeitsplätze
Diese Zahlen sind ein Beispiel, keine Statistik. Ersetzen Sie die Annahmen durch die Ihres Unternehmens.
- Team 20 Arbeitsplätze.
- Kosten pro Person 25 € pro Stunde, alles inklusive.
- Kleine Störungen Eine pro Arbeitsplatz und Monat (Drucker, Passwort, Langsamkeit, E-Mail), mit 1 Stunde Verlust einschließlich Wartezeit.
- Schwerer Ausfall Einer pro Jahr (Server, Internet oder Netzwerk), bei dem alle 20 Personen 8 Stunden stillstehen.
- Techniker auf Abruf 30 Stunden pro Jahr zu 60 € pro Stunde, ohne Anfahrten.
| Posten | Berechnung | Jährliche Kosten |
|---|---|---|
| Kleine Störungen | 20 × 12 × 1 h × 25 € | 6.000 € |
| Schwerer Ausfall | 20 × 8 h × 25 € | 4.000 € |
| Techniker auf Abruf | 30 h × 60 € | 1.800 € |
| Summe | 11.800 € |
Nicht enthalten sind schwer messbare Kosten: Daten, die ohne gültiges Backup verloren gehen, verspätete Rechnungen, wartende Kunden, Überstunden, um Arbeit nachzuholen.
Und mit proaktiver Verwaltung?
Nehmen Sie an, Monitoring, Updates und Support mit definierten Reaktionszeiten halbieren die kleinen Störungen und verkürzen den schweren Ausfall auf 2 Stunden. Die verlorene Zeit sinkt auf 3.000 € + 1.000 € = 4.000 €. Es werden 6.000 € an Zeit zurückgewonnen, und die 1.800 € für den Techniker auf Abruf entfallen: rund 7.800 € pro Jahr, die die Pauschale ganz oder teilweise bezahlen – noch bevor das vermiedene Risiko eines Datenverlusts eingerechnet ist.
Der Wert einer Stunde Stillstand variiert stark zwischen Unternehmen; wie Sie Ihren berechnen, lesen Sie unter was eine Stunde Stillstand kostet.
Was ein MSP bei der proaktiven Verwaltung konkret tut
- Sicherheitsupdates Kontrolliert eingespielt, wann immer möglich außerhalb der Geschäftszeiten.
- Tägliche Backups mit Wiederherstellungstests Ein nie getestetes Backup ist eine Hoffnung, keine Garantie; lernen Sie unsere Backup-Lösungen kennen.
- Monitoring mit Alarmen Festplatten, Server, Firewalls, Netzwerk und Internetanbindungen, wobei die Warnungen beim technischen Team ankommen und nicht beim Anwender.
- Überprüfung von Konten und Berechtigungen Wer gegangen ist, wer zu viele Zugriffsrechte hat.
- Inventar mit Garantien und Supportende Geplante statt erzwungene Erneuerung; Fristen unter wann ein Computer ersetzt werden sollte.
- Bericht an die Geschäftsleitung Was getan wurde, was gefährdet ist und was ansteht.
Den Unterschied zwischen Überwachen und Reagieren erläutern wir unter proaktives Monitoring vs. reaktiver Support.
Wo Reparieren bei Ausfall noch vertretbar ist
- Günstige Peripherie Maus, Tastatur, Zweitmonitor, mit Ersatz griffbereit.
- Geräte ohne Daten und ohne Auswirkungen Etwa ein Ersatzdrucker.
- Teile Die schneller getauscht als diagnostiziert sind.
Der Fehler ist, dieselbe Logik auf Server, Firewall, Internet oder E-Mail anzuwenden, wo sich jede Stunde Stillstand mit der Zahl der Personen multipliziert, die nicht arbeiten können.
Umstieg auf Managed IT in fünf Schritten
- Inventar — was vorhanden ist, wem es gehört und in welchem Zustand.
- Backups — Kopie außer Haus und getestete Wiederherstellung.
- Monitoring — Alarme auf kritischen Geräten, so abgestimmt, dass kein Rauschen entsteht.
- Wartungsfenster — wann aktualisiert und neu gestartet wird, ohne Überraschungen.
- Erneuerungsplan — der Austausch der nächsten zwei bis drei Jahre bereits budgetiert.
Bei DataRoad - IT Services and Consulting gehören diese Schritte zum Start jedes IT-Unlimited-Vertrags. Der Plan Essential, ab 395 € pro Monat zzgl. MwSt., umfasst Remote- und telefonischen Support, ohne Vor-Ort-Einsätze. Premium, ab 750 € pro Monat zzgl. MwSt., umfasst unbegrenzten Vor-Ort-Support. In allen Plänen sind Monitoring mit Alarmen und Sicherheit enthalten.
Echter Fall: Boost Portugal, überwacht seit 2018
2018 schloss Boost Portugal – ein Unternehmen für touristische Freizeitangebote und alternative Mobilität, das mit der Marke GoCar in Lissabon begann – mit DataRoad einen Jahresvertrag über monatlichen Support und kontinuierliches Monitoring aller Informationssysteme.
Der Vertrag umfasst permanenten Anwendersupport, Backups, Wartung der IP-Telefonanlage, redundante Internetanbindung mit Failover, Remote-Monitoring, Alarmierung und Verfügbarkeitsberichte. Fällt eine Verbindung aus, übernimmt die andere automatisch; die Geschäftsleitung erhält Berichte. Zur Fallstudie Boost Portugal.
Häufige Fragen
Gibt es mit Managed IT keine Ausfälle mehr?
Doch, aber weniger und mit geringeren Auswirkungen. Wenn etwas ausfällt, erkennt das Monitoring es früh, getestete Backups ermöglichen die Wiederherstellung, und der Techniker kennt die Historie der IT-Landschaft.
Sind Monitoring und präventive Verwaltung dasselbe?
Monitoring ist ein Teil davon: Es überwacht und warnt. Die präventive Verwaltung ergänzt Updates, Backups, Überprüfung der Zugriffe und geplante Erneuerung.
Lohnt sich ein Vertrag für ein Unternehmen mit 15 Arbeitsplätzen?
In der Regel ja, wenn es von E-Mail, freigegebenen Dateien und Internet abhängt. Rechnen Sie das Beispiel dieses Artikels mit Ihren Zahlen nach.
Führt DataRoad Einzelreparaturen durch?
Nein. Wir arbeiten nur per Vertrag, mit Unternehmen ab mehr als 10 Arbeitsplätzen. Der Vertrag läuft ein Jahr, verlängert sich automatisch, hat 60 Tage Kündigungsfrist und keine Mindestlaufzeitbindung.
Nächster Schritt: präventiver Plan in 5 Arbeitstagen
Wir analysieren Ihre IT-Landschaft und liefern einen Plan mit Prioritäten, den zu überwachenden Systemen, dem Zustand der Backups und den anstehenden Erneuerungen. Unverbindliches Angebot. Mehr als 10 Arbeitsplätze · Wartungsvertrag · Remote-, Vor-Ort- und telefonischer Support.
