Migration ohne Ausfallzeiten
Lokaler Exchange-Server, cPanel oder Google Workspace
Verlauf vor der Umstellung kopiert
Umstellung außerhalb der Geschäftszeiten, sofort wirksam
Microsoft-365-Sicherheit
Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Konten
Schutz vor Phishing
Datensicherung für E-Mail und SharePoint
Migration ohne Ausfallzeiten
Der Verlauf wird vor der Umstellung kopiert; der Wechsel erfolgt außerhalb der Geschäftszeiten.
Sicherheit aktiviert
MFA, bedingter Zugriff und Anti-Phishing-Schutz — standardmäßig deaktiviert.
Sicherung des Tenants
E-Mail, SharePoint und OneDrive mit schriftlich festgelegter Aufbewahrung.
Wie wir arbeiten
Diese Leistung wird ausschließlich im Rahmen eines IT-Unlimited-Vertrags erbracht.
DataRoad übernimmt keine Einzeleinsätze (One-Shot) und verkauft keine Hardware isoliert. Wir arbeiten auf Basis eines Monatsvertrags und übernehmen die volle Verantwortung für die IT-Umgebung des Kunden.
Microsoft 365 ist leicht zu kaufen und schwer gut zu verwalten. Jedes Unternehmen kann Lizenzen per Kreditkarte aktivieren; nur wenige haben ihre E-Mail gegen Phishing geschützt, alle Konten mit Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert, die Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter geschlossen und funktionierende SharePoint-Backups. DataRoad übernimmt als Microsoft-Partner die Verwaltung von Microsoft 365 für Unternehmen: Lizenzen, Migration, Sicherheitskonfiguration, Benutzersupport und Datensicherung — im Rahmen des Supportvertrags, ohne Stundenabrechnung.
Was wir in Microsoft 365 verwalten
Lizenzierung
Auswahl des passenden Plans pro Benutzerprofil (Business Basic, Standard, Premium oder Enterprise-Pläne, wenn die Größe es rechtfertigt), Konsolidierung verstreuter Lizenzen und vierteljährliche Überprüfung, um Lizenzen inaktiver Konten freizugeben. Wir finden häufig Unternehmen, die seit über einem Jahr Lizenzen für ehemalige Mitarbeiter bezahlen.
E-Mail und Exchange Online
Domains, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, damit Ihre E-Mails bei Kunden nicht im Spam landen, freigegebene Postfächer, Verteilergruppen, Aufbewahrungs- und Archivierungsregeln sowie das korrekte Schließen der Postfächer ausscheidender Mitarbeiter — mit Weiterleitung und Erhalt des Verlaufs.
Sicherheit und Identität
Verpflichtende Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Konten, Richtlinien für bedingten Zugriff (Zugriffe aus Ländern blockieren, in denen das Unternehmen nicht tätig ist, bekannte Geräte voraussetzen), Schutz vor Phishing und schädlichen Links, Warnungen bei verdächtigen Anmeldungen und Überprüfung der Administratorrechte. Diese Einstellungen gibt es in Microsoft 365, sie sind aber deaktiviert: Sie zu aktivieren und feinzujustieren ist der Teil der Arbeit, der das Risiko am stärksten senkt.
Teams, SharePoint und OneDrive
Eine Struktur aus Teams und Websites, die die Organisation des Unternehmens abbildet und nicht die Improvisation jeder Abteilung, kontrollierte Berechtigungen für externe Freigaben, Migration alter Dateiserver nach SharePoint, wenn es sinnvoll ist — und wenn nicht, sagen wir Ihnen, warum.
Geräte
Registrierung der Firmenrechner in Intune, um Richtlinien anzuwenden, Anwendungen zu installieren und ein verlorenes Notebook aus der Ferne zu löschen. Funktioniert unter Windows und macOS — relevant für unsere Kunden mit Apple-Flotten.
Datensicherung für Microsoft 365
Microsoft garantiert die Verfügbarkeit des Dienstes, nicht die Wiederherstellung Ihrer Daten: Eine vor 45 Tagen gelöschte E-Mail, eine durch Ransomware zerstörte SharePoint-Bibliothek oder ein versehentlich geschlossenes Konto lassen sich mit den enthaltenen Mitteln nicht wiederherstellen. Deshalb umfassen unsere Datensicherungen auch Microsoft 365, mit schriftlich festgelegter Aufbewahrung. Siehe die Seite verwaltete Backups.
Migration zu Microsoft 365, ohne das Unternehmen anzuhalten
Die meisten unserer Migrationen kommen aus drei Quellen: lokale Exchange-Server am Ende ihres Lebenszyklus, beim Website-Anbieter gehostete E-Mail (cPanel, Plesk und Ähnliches) und Google Workspace. Der Ablauf ist in allen Fällen derselbe:
- Bestandsaufnahme. Konten, freigegebene Postfächer, Aliasse, Größen, bestehende Regeln und Weiterleitungen. Hier entdeckt man die Konten, an die sich niemand erinnerte und von denen Rechnungen oder Alarme abhängen.
- Vorbereitung. Einrichtung des Tenants, Domain-Verifizierung, Lizenzen, Sicherheitsrichtlinien aktiviert, bevor der erste Benutzer sich anmeldet — nicht danach.
- Vorab-Synchronisierung. Der Verlauf von E-Mails, Kalendern und Kontakten wird an Werktagen im Hintergrund kopiert, ohne dass es jemand bemerkt.
- Umstellung. Die Änderung der DNS-Einträge erfolgt am Abend oder am Wochenende. Am nächsten Morgen kommen die E-Mails bereits in Microsoft 365 an, und der Verlauf ist vorhanden.
- Nachbetreuung. In den ersten Tagen gibt es immer ein Notebook, auf dem Outlook nach dem Passwort fragt, ein noch nicht eingerichtetes Smartphone, einen Drucker, der Scans über den alten Server verschickte. Das wird per Ticket noch am selben Tag gelöst und ist inbegriffen.
In einem Unternehmen mit 20 bis 50 Benutzern liegen zwischen Bestandsaufnahme und Umstellung typischerweise zwei bis drei Wochen. Für die Benutzer ist die Umstellung praktisch sofort erledigt.
Nur Lizenzen kaufen oder die Verwaltung beauftragen?
| Situation | Nur Lizenzen | Microsoft 365, verwaltet von DataRoad |
|---|---|---|
| Mitarbeiter verlässt das Unternehmen | Konto bleibt aktiv und wird weiter bezahlt | Konto noch am selben Tag geschlossen, E-Mails weitergeleitet, Lizenz wiederverwendet |
| Phishing-Versuch | Hängt davon ab, ob der Benutzer es bemerkt | Filter, sichere Links und Warnungen konfiguriert; Schulung der Benutzer |
| Gestohlenes Passwort | Voller Zugriff auf das Konto | Multi-Faktor-Authentifizierung blockiert den Zugriff; Warnung bei verdächtiger Anmeldung |
| Vor 2 Monaten gelöschte Datei | Nicht wiederherstellbar | Aus der Datensicherung wiederhergestellt |
| Outlook synchronisiert nicht mehr | Jemand sucht die Lösung im Internet | Ticket eröffnet, remote gelöst, ohne Zusatzkosten |
| Neuer Mitarbeiter | Konto „in Eile“ erstellt, ohne Richtlinien | Aus einer Vorlage erstellt, mit Lizenz, Gruppen, MFA und eingerichtetem Gerät |
Was wir nicht tun
Wir entwickeln keine individuellen Anwendungen auf der Power Platform und bieten keine Beratung zur organisatorischen Einführung (umfassende Teams-Schulungen, Change Management). Wenn Sie das benötigen, sagen wir es Ihnen und helfen bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters. Unsere Aufgabe ist es sicherzustellen, dass das Microsoft 365 Ihres Unternehmens richtig lizenziert, sicher, gesichert und jeden Tag funktionsfähig ist.
Im Rahmen von IT Unlimited
Die Verwaltung von Microsoft 365 ist in den Tarifen IT Unlimited Premium und Premium 365 enthalten. Es gibt keine Kosten pro Ticket oder pro Stunde: Konten anlegen, Smartphones einrichten, Synchronisierungsprobleme lösen, Berechtigungen ändern und Benutzerfragen beantworten ist inbegriffen. Die Microsoft-Lizenzen können über uns abgerechnet werden — in einer einzigen IT-Rechnung — oder in Ihrem bestehenden Microsoft-Konto verbleiben; beide Modelle funktionieren.
DataRoad IT Unlimited
Sprechen Sie mit DataRoad. Wir analysieren Ihren Betrieb und schlagen das passende Paket vor.
Ein echter Fall: 50 Postfächer per öffentlicher Ausschreibung migriert
Die Gemeindeunion Massamá und Monte Abraão hat DataRoad im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung mit der Migration von rund 50 Postfächern zu Microsoft 365 Exchange Online beauftragt. Die Arbeit folgte dem oben beschriebenen Ablauf — Bestandsaufnahme, Vorbereitung des Tenants, Vorab-Synchronisierung des Verlaufs und Umstellung außerhalb der Geschäftszeiten — und mündete in den laufenden Benutzersupport, wo sich eine Migration festigt oder scheitert. Bei einem anderen Kundenprofil, dem Ouro Rossio Hotel, sind Einführung und vollständige Verwaltung von Microsoft 365 Teil des IT-Unlimited-Vertrags, und PTR Pharma Consulting hat uns E-Mail und Website zur Verwaltung mit kontinuierlichem Monitoring anvertraut.
Was schriftlich festgehalten wird
Bei einer Migration oder in der laufenden Verwaltung von Microsoft 365 erhält und behält der Kunde:
- Das Kontoinventar vorher und nachher: Benutzer, freigegebene Postfächer, Aliasse, Gruppen und Weiterleitungen, mit der jeweils zugewiesenen Lizenz.
- Den Umstellungsplan mit Datum, Uhrzeit, geänderten DNS-Einträgen und Rückfallpunkt, falls etwas schiefgeht.
- Die aktiven Sicherheitsrichtlinien: Multi-Faktor-Authentifizierung, bedingter Zugriff, Anti-Phishing-Schutz, Aufbewahrung und externe Freigabe — jeweils mit Begründung.
- Die Aufbewahrung der Datensicherungen des Tenants: was gesichert wird, wie oft und wie weit zurück eine Wiederherstellung möglich ist.
- Die vierteljährliche Lizenzprüfung: gefundene inaktive Konten, freigegebene Lizenzen und die daraus resultierende Einsparung.
Häufige Fragen
Können wir unsere Lizenzen behalten und nur die Verwaltung beauftragen?
Ja. Sie müssen DataRoad lediglich delegierten Administratorzugriff auf Ihren Tenant gewähren. Viele Kunden ziehen es dennoch vor, die Lizenzabrechnung zu uns zu verlagern, um eine einzige IT-Rechnung zu haben.
Wie lange dauert eine E-Mail-Migration?
Das hängt vom Volumen und von der Quelle ab. In einem Unternehmen mit 20 bis 50 Postfächern zwei bis drei Wochen zwischen Bestandsaufnahme und Umstellung, wobei der Verlauf vor dem Wechsel bereits kopiert ist. Die eigentliche Umstellung erfolgt außerhalb der Geschäftszeiten und dauert für den Benutzer nur Minuten.
Verlieren wir bei der Migration alte E-Mails?
Nein. Der Verlauf von E-Mails, Kalendern und Kontakten wird vollständig migriert und vor der Umstellung Postfach für Postfach überprüft. Lokale Outlook-Regeln und -Signaturen werden gemeinsam mit dem Benutzer neu eingerichtet.
Microsoft 365 erstellt doch bereits Backups. Warum brauchen wir mehr?
Microsoft bietet eine zeitlich begrenzte Aufbewahrung (Papierkorb, Archiv) und Redundanz des Dienstes. Das schützt nicht vor länger zurückliegenden Löschungen, vor Ransomware, die das synchronisierte SharePoint verschlüsselt, oder vor der Schließung eines Kontos. Microsoft selbst empfiehlt in seinen Nutzungsbedingungen, dass Kunden regelmäßig Sicherungen ihrer Inhalte anlegen.
Wird die Multi-Faktor-Authentifizierung die Benutzer stören?
In den ersten Tagen ein wenig. Wir richten die App Microsoft Authenticator auf jedem Smartphone ein und definieren vertrauenswürdige Geräte, damit die Abfrage nicht ständig erscheint. Es ist die einzelne Maßnahme, die das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf ein geschäftliches E-Mail-Konto am stärksten senkt.
Arbeiten Sie mit Google Workspace?
Wir migrieren von Google Workspace zu Microsoft 365 und betreuen auch Kunden, die lieber bei Google bleiben. Die meisten Unternehmen, die wir betreuen — vor allem jene, die Excel intensiv nutzen oder mit Behörden arbeiten —, landen bei Microsoft 365.
Was passiert mit den E-Mails während der Umstellung?
Nichts Sichtbares. Vor der Umstellung ist der Verlauf bereits kopiert; im Moment der Änderung der DNS-Einträge kommen neue Nachrichten sofort in Microsoft 365 an. Das Zeitfenster liegt außerhalb der Geschäftszeiten, und falls etwas schiefgeht, sieht der Umstellungsplan die Rückkehr zum bisherigen Server vor.
Müssen wir für alle neue Lizenzen kaufen?
Nicht unbedingt. Die Bestandsaufnahme unterscheidet, wer installierte Office-Anwendungen braucht, wer nur im Browser arbeitet und wer nur E-Mail benötigt. Häufig senkt ein Unternehmen seine Gesamtkosten, indem es einheitliche Lizenzen für alle durch einen auf jedes Profil abgestimmten Mix ersetzt.
Verwaltetes Microsoft 365 ist einer der IT-Services für Unternehmen von DataRoad und greift mit der Cybersicherheit für Unternehmen und den verwalteten Backups ineinander.
Wo wir tätig sind
Die Verwaltung von Microsoft 365 erfolgt remote für Kunden im ganzen Land. Wenn Arbeiten vor Ort anfallen — Geräte einrichten, Benutzer schulen, einen alten Server abbauen —, ist das Team vor allem im Großraum Lissabon unterwegs. Wir haben eigene Seiten für Lissabon, Cascais, Oeiras, Sintra, Leiria, Coimbra und Porto. Alle Einsatzgebiete ansehen.
Kontakt
Wenn Sie wissen möchten, wie viel Sie für Lizenzen zu viel bezahlen oder ob die Konten Ihres Unternehmens Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben, prüfen wir das unverbindlich für Sie. Rufen Sie an unter +351 211 459 950* (werktags 9:30–13:00 und 14:00–18:30 Uhr) oder schreiben Sie an sales@dataroad.pt. *Anruf ins portugiesische Festnetz
Siehe auch: NIS2: was sich für Unternehmen in Portugal ändert
Praxisleitfäden im DataRoad-Blog: Microsoft 365 speichert nicht alles: das fehlende Backup · E-Mail in Microsoft 365: was der Basisschutz nicht erkennt · KI im Unternehmen: die Regeln vor Copilot · Notfallkonten in Microsoft 365 · Sicherheit in der Cloud: was Microsoft schützt
