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2022 gewann DataRoad - IT Services and Consulting die öffentliche Ausschreibung der União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão für die Migration von rund 50 Postfächern zu Microsoft 365 Exchange Online. Das Projekt übertrug sämtliche Inhalte in die Microsoft-Cloud und konfigurierte Arbeitsplätze und Mobilgeräte neu, ohne die Kommunikation der Gemeindeverwaltung zu unterbrechen.
Das Projekt in Zahlen
| Feld | Detail |
|---|---|
| Kunde | União das Freguesias de Massamá e Monte Abraão |
| Branche | Öffentlicher Sektor |
| Verfahren | Öffentliche Ausschreibung |
| Umfang | Rund 50 Postfächer zu Microsoft 365 migriert |
| Leistungen | Firewall und Sicherheit · Server und Infrastruktur · IT-Unlimited-Support |
| Jahr | 2022 |
Das Verfahren kann im Portal BASE (base.gov.pt) eingesehen werden, dem nationalen Portal, das die Informationen zu den in Portugal geschlossenen öffentlichen Aufträgen bündelt und ihre Nachverfolgung durch Einrichtungen und Bürger ermöglicht.
Warum E-Mail für eine Gemeindeverwaltung kritisch ist
In einer Gemeindeverwaltung ist E-Mail der Kanal für die institutionelle Kommunikation, die Antwort an Bürger, den Kontakt mit Lieferanten sowie für Verwaltungsprozesse und das digitale Archiv. Eine schlecht durchgeführte Migration legt den gesamten Betrieb lahm.
Der Wechsel auf eine Cloud-Plattform mit Governance, Aufbewahrung, Audit und eDiscovery stärkt die Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus der E-Mails.
So wurde die Migration durchgeführt
Phase 1 — Inhalte verschieben
- Migrationsplan — Vorgehen gewählt nach Anzahl der Postfächer und Ausgangslage des Kunden, gemäß den von Microsoft empfohlenen Best Practices und Werkzeugen.
- Vollständige Übertragung — E-Mails, Verlauf, Ordnerstruktur und zugehörige Daten zu Exchange Online.
Phase 2 — Die Anwender arbeitsfähig machen
- Arbeitsplätze — Outlook und Profile nach der Migration neu konfiguriert und geprüft.
- Mobilgeräte — Verbindung und Synchronisation von E-Mail, Kalender und Kontakten bestätigt.
Die Trennung in zwei Phasen reduziert Ausfallzeiten und vermeidet Produktivitätsverluste in Verwaltungsteams mit mehreren Anwendern.
Was die Gemeindeverwaltung mit Exchange Online gewonnen hat
- Mobilität E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben am PC, im Browser und auf dem Smartphone.
- Zentrale Verwaltung Service in Microsoft-Rechenzentren, mit vereinfachter Administration.
- Integrierter Schutz Anti-Spam und Anti-Malware, Richtlinien für Mobilgeräte und Zugriffskontrolle über kompatible Clients.
- Kontinuität Redundanz und SLA des Dienstes.
- Compliance DLP für sensible Daten und personenbezogene Informationen (PII), Litigation Hold, Audit und eDiscovery für rechtliche und regulatorische Anforderungen.
Eine Migration ist nicht nur das „Verschieben von Postfächern“: Sie verbindet Produktivität, Sicherheit und Verwaltung. Genau darin liegt der Wert.
Nach der Migration: verwaltetes Microsoft 365
Als MSP begleitet DataRoad die Systeme der Kunden mit Monitoring, Alarmierung und Verfügbarkeitsreporting im Service IT Unlimited. Nach einer Migration bedeutet das laufende Betreuung, sofortige Reaktion auf Störungen, Weiterentwicklung der Microsoft-365-Umgebung und Service Desk für die Anwender.
DataRoad ist ein Premium-MSP mit Hauptsitz in Alfragide und Support im ganzen Land. Seit 11 Jahren sichert DataRoad die IT von Behörden, Botschaften, Hotels, Kliniken und anspruchsvollen Unternehmen; 232 Kunden mit Vertrag und die Zertifizierung Top 5% PME, vergeben von scoring.pt. DataRoad dankt der União de Freguesias de Massamá e Monte Abraão für das Vertrauen.
Häufige Fragen zur Migration zu Exchange Online
Sind die Anwender während der Migration ohne E-Mail?
Eine gut geplante Migration verhindert das. Die Inhalte werden auf einem Weg übertragen, der zur Zahl der Postfächer und zur Ausgangslage des Kunden passt, und die Neukonfiguration von Arbeitsplätzen und Smartphones erfolgt kontrolliert, damit die Kommunikation weiter funktioniert.
Bleibt der E-Mail-Verlauf erhalten?
Ja. Bei dieser Migration wurde der Inhalt der Postfächer – einschließlich Verlauf und Ordnerstruktur – vollständig zu Microsoft 365 Exchange Online übertragen.
Müssen die Smartphones neu eingerichtet werden?
Ja, und das gehört zum Leistungsumfang. Jedes Mobilgerät wird neu konfiguriert und geprüft, um die Synchronisation von E-Mail, Kalender und Kontakten sicherzustellen.
Warum in die Cloud wechseln, statt einen lokalen Server zu behalten?
Weil der Dienst dann in Microsoft-Rechenzentren läuft, mit Redundanz, SLA, Anti-Spam- und Anti-Malware-Schutz sowie Compliance-Funktionen wie DLP, Litigation Hold und eDiscovery – ohne lokale Hardware, die gewartet werden muss.
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Nächster Schritt: mit dem Partner migrieren, der danach betreut
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